Politika zasebnosti

Uvod

Dobrodošli v Politiki zasebnosti Zavoda VIVUS.

V Zavodu VIVUS spoštujemo vašo zasebnost in varstvo osebnih podatkov ter si prizadevamo zagotavljati visoko raven njihove zaščite. Osebne podatke obdelujemo odgovorno, zakonito, pošteno in pregledno ter v skladu z veljavno zakonodajo Republike Slovenije in Evropske unije.

Ta Politika zasebnosti pojasnjuje, katere osebne podatke zbiramo, zakaj jih obdelujemo, kako jih varujemo, komu jih lahko posredujemo ter katere pravice imate kot posameznik glede obdelave svojih osebnih podatkov.

Politika zasebnosti velja za vse uporabnike spletne strani, spletne trgovine ter drugih storitev Zavoda VIVUS, pri katerih prihaja do obdelave osebnih podatkov.

Priporočamo, da si ta dokument skrbno preberete. Če imate kakršnakoli vprašanja glede obdelave osebnih podatkov, se lahko kadarkoli obrnete na nas preko kontaktnih podatkov, navedenih v tej Politiki zasebnosti.

1. Namen Politike zasebnosti

Zavod VIVUS, zavod za vzgojo in izobraževanje, družinsko svetovanje in duhovni razvoj (v nadaljevanju: ponudnik ali upravljavec), spoštuje zasebnost svojih uporabnikov, kupcev, poslovnih partnerjev ter vseh posameznikov, katerih osebne podatke obdeluje.

Namen te Politike zasebnosti je na pregleden in razumljiv način pojasniti, katere osebne podatke zbiramo, na kakšen način jih obdelujemo, za katere namene jih uporabljamo, komu jih lahko posredujemo, kako dolgo jih hranimo ter katere pravice imajo posamezniki v zvezi z obdelavo njihovih osebnih podatkov.

Pri obdelavi osebnih podatkov ravnamo v skladu z veljavno zakonodajo Republike Slovenije in Evropske unije, zlasti z:

• Uredbo (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov (Splošna uredba o varstvu podatkov – GDPR),
• Zakonom o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2),
• Zakonom o elektronskem poslovanju na trgu (ZEPT),
• Zakonom o varstvu potrošnikov (ZVPot-1),
• ter drugo veljavno zakonodajo, ki ureja varstvo osebnih podatkov in elektronsko poslovanje.

Politika zasebnosti velja za vse uporabnike spletne strani www.vivus-shop.si, kupce izdelkov in storitev, naročnike elektronskih obvestil ter druge posameznike, katerih osebne podatke ponudnik obdeluje v okviru svojega poslovanja.

Ponudnik si prizadeva zagotavljati najvišjo možno raven varovanja osebnih podatkov ter izvaja ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe za preprečevanje nepooblaščenega dostopa, izgube, zlorabe ali druge nezakonite obdelave osebnih podatkov.

2. Upravljavec osebnih podatkov

Upravljavec osebnih podatkov, zbranih preko spletne strani www.vivus-shop.si in spletne trgovine, je:

Zavod VIVUS, zavod za vzgojo in izobraževanje, družinsko svetovanje in duhovni razvoj
Cvetlična ulica 14
3240 Šmarje pri Jelšah
Slovenija

Matična številka: 9859047000
Davčna številka: 87518627 (Zavod VIVUS ni identificiran za namene DDV.)

Elektronski naslov: zavodvivus@gmail.com
Spletna stran: www.vivus-shop.si

Upravljavec je odgovoren za zakonito, pošteno in pregledno obdelavo osebnih podatkov ter zagotavlja, da se osebni podatki obdelujejo izključno za določene, izrecne in zakonite namene ter v obsegu, ki je potreben za dosego teh namenov.

V primeru vprašanj glede obdelave osebnih podatkov, uveljavljanja pravic posameznika ali drugih vprašanj v zvezi z varstvom osebnih podatkov lahko posameznik stopi v stik z upravljavcem preko zgoraj navedenih kontaktnih podatkov.

Ker Zavod VIVUS glede na obseg in naravo svoje dejavnosti trenutno ni dolžan imenovati pooblaščene osebe za varstvo osebnih podatkov (DPO) v skladu s 37. členom Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR), vse zahteve in vprašanja v zvezi z varstvom osebnih podatkov obravnava neposredno upravljavec.

3. Področje uporabe Politike zasebnosti

Ta Politika zasebnosti velja za vse obdelave osebnih podatkov, ki jih izvaja Zavod VIVUS v okviru delovanja spletne strani www.vivus-shop.si, spletne trgovine ter drugih storitev, ki jih ponuja preko svojih elektronskih komunikacijskih kanalov.

Politika velja za vse posameznike, katerih osebne podatke upravljavec obdeluje, zlasti za:

• obiskovalce spletne strani,
• kupce izdelkov in storitev,
• uporabnike spletne trgovine,
• osebe, ki preko spletne strani oddajo povpraševanje ali vzpostavijo stik z upravljavcem,
• naročnike na elektronske novice in druga obvestila,
• osebe, ki uveljavljajo garancijo, reklamacijo, vračilo izdelkov ali druge pravice iz naslova sklenjenega pogodbenega razmerja,
• druge posameznike, ki upravljavcu prostovoljno posredujejo svoje osebne podatke.

Ta Politika zasebnosti se uporablja za vse osebne podatke, ki jih posamezniki posredujejo neposredno upravljavcu, ter za podatke, ki se zbirajo samodejno ob uporabi spletne strani, kadar je takšna obdelava potrebna za njeno delovanje, zagotavljanje varnosti ali izboljšanje uporabniške izkušnje.

Politika zasebnosti ne velja za obdelavo osebnih podatkov, ki jo izvajajo tretje osebe ali upravljavci drugih spletnih strani, do katerih lahko uporabniki dostopajo preko povezav na spletni strani www.vivus-shop.si. Za obdelavo osebnih podatkov na teh spletnih straneh veljajo njihove lastne politike zasebnosti, zato uporabnikom priporočamo, da se z njimi seznanijo pred uporabo njihovih storitev.

4. Katere osebne podatke zbiramo

Zavod VIVUS zbira in obdeluje le tiste osebne podatke, ki so potrebni za izvajanje svojih dejavnosti, delovanje spletne trgovine, izpolnjevanje pogodbenih in zakonskih obveznosti ter zagotavljanje kakovostne uporabniške izkušnje.

Obseg zbranih osebnih podatkov je odvisen od načina uporabe spletne strani, storitev oziroma spletne trgovine ter od vrste poslovnega razmerja med posameznikom in upravljavcem.

4.1 Osebni podatki, ki jih posameznik posreduje ob oddaji naročila

Ob oddaji naročila v spletni trgovini lahko zbiramo naslednje osebne podatke:

• ime in priimek,
• naslov za dostavo,
• naslov za izdajo računa (če je drugačen od naslova za dostavo),
• poštno številko in kraj,
• državo,
• telefonsko številko,
• elektronski naslov,
• podatke o naročenih izdelkih,
• datum in čas oddaje naročila,
• številko naročila,
• način plačila,
• morebitne opombe kupca ob naročilu.

Navedeni podatki so potrebni za obdelavo naročila, pripravo pošiljke, izdajo računa, dostavo izdelkov ter komunikacijo s kupcem glede izvedbe naročila.

4.2 Podatki ob plačilu naročila

Pri izvedbi plačila se plačilni podatki obdelujejo preko pooblaščenih ponudnikov plačilnih storitev.

Zavod VIVUS ne zbira in ne hrani podatkov o številkah plačilnih kartic, varnostnih kodah (CVV/CVC), geslih ali drugih občutljivih podatkih, povezanih s plačilnimi sredstvi.

Plačila se izvajajo preko varnih plačilnih sistemov (npr. Stripe ali PayPal), ki osebne in plačilne podatke obdelujejo kot samostojni upravljavci oziroma pogodbeni obdelovalci skladno z lastnimi pogoji poslovanja in politikami zasebnosti.

4.3 Podatki ob komunikaciji z upravljavcem

Če posameznik stopi v stik z upravljavcem preko elektronske pošte, kontaktnega obrazca, telefona ali drugih komunikacijskih kanalov, lahko upravljavec obdeluje:

• ime in priimek,
• elektronski naslov,
• telefonsko številko,
• vsebino sporočila,
• morebitne priloge,
• datum in čas komunikacije,
• druge podatke, ki jih posameznik prostovoljno posreduje.

Ti podatki se uporabljajo izključno za pripravo odgovora, reševanje vprašanj, zagotavljanje podpore uporabnikom ter za zaščito pravic in zakonitih interesov upravljavca.

4.4 Podatki ob uveljavljanju reklamacij, vračil in drugih pravic kupcev

Ob uveljavljanju reklamacije, vračila izdelka, odstopa od pogodbe ali drugih pravic lahko obdelujemo:

• identifikacijske podatke kupca,
• kontaktne podatke,
• podatke o naročilu,
• podatke o izdelku,
• razlog reklamacije oziroma vračila,
• fotografije izdelka (če jih kupec posreduje),
• komunikacijo med kupcem in upravljavcem,
• podatke o načinu rešitve reklamacije.

Ti podatki se obdelujejo izključno zaradi obravnave posameznega zahtevka ter izpolnjevanja zakonskih obveznosti ponudnika.

4.5 Podatki ob prijavi na elektronske novice

Če se posameznik prostovoljno prijavi na prejemanje elektronskih novic, zbiramo:

• ime in priimek (če ga posameznik posreduje),
• elektronski naslov,
• datum prijave,
• dokaz o podanem soglasju,
• datum morebitnega preklica soglasja.

Elektronska obvestila pošiljamo izključno na podlagi predhodno podanega soglasja posameznika, ki ga lahko kadarkoli brezplačno prekliče.

4.6 Samodejno zbrani tehnični podatki

Ob obisku spletne strani se lahko samodejno zbirajo določeni tehnični podatki, kot so:

• IP naslov,
• datum in čas obiska,
• vrsta in različica spletnega brskalnika,
• operacijski sistem,
• vrsta naprave,
• jezikovne nastavitve,
• obiskane strani,
• čas zadrževanja na posamezni strani,
• vir obiska spletne strani,
• anonimni statistični podatki o uporabi spletne strani.

Ti podatki se uporabljajo predvsem za zagotavljanje varnosti spletne strani, njeno pravilno delovanje, odpravljanje napak, analizo obiskanosti ter izboljševanje uporabniške izkušnje.

4.7 Piškotki in podobne tehnologije

Spletna stran uporablja piškotke in druge podobne tehnologije za zagotavljanje njenega delovanja, izboljšanje uporabniške izkušnje, analizo obiskanosti ter kadar posameznik poda ustrezno soglasje, tudi za izvajanje analitičnih in marketinških aktivnosti.

4.8 Načelo najmanjšega obsega podatkov

Zavod VIVUS zbira in obdeluje izključno tiste osebne podatke, ki so primerni, relevantni in omejeni na obseg, potreben za dosego posameznega zakonitega namena obdelave. Upravljavec od posameznikov ne zahteva osebnih podatkov, ki niso potrebni za izvajanje storitev, izpolnjevanje pogodbenih ali zakonskih obveznosti oziroma za druge zakonite namene obdelave.

5. Pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov

Zavod VIVUS osebne podatke obdeluje le, kadar za to obstaja ustrezna pravna podlaga, določena v Splošni uredbi o varstvu podatkov (GDPR) in drugi veljavni zakonodaji.

Glede na namen obdelave se osebni podatki obdelujejo na eni ali več naslednjih pravnih podlagah:

5.1 Izvajanje pogodbe

Osebni podatki se obdelujejo, kadar je njihova obdelava potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, ali za izvedbo ukrepov na zahtevo posameznika pred sklenitvijo pogodbe.

Na tej pravni podlagi Zavod VIVUS obdeluje osebne podatke zlasti za:

• sprejem in obdelavo naročil,
• pripravo in odpošiljanje naročenih izdelkov,
• izdajo računov,
• izvedbo plačil,
• obveščanje kupca o statusu naročila,
• komunikacijo glede izvedbe naročila,
• obravnavo vračil, reklamacij in drugih zahtevkov iz pogodbenega razmerja.

Če posameznik ne posreduje osebnih podatkov, ki so potrebni za izvedbo pogodbe, ponudnik naročila ne more obdelati oziroma izpolniti.

5.2 Izpolnjevanje zakonskih obveznosti

Zavod VIVUS določene osebne podatke obdeluje zaradi izpolnjevanja zakonskih obveznosti, ki izhajajo predvsem iz predpisov Republike Slovenije in Evropske unije.

Takšne obdelave vključujejo predvsem:

• izdajo in hrambo računov,
• izpolnjevanje računovodskih in davčnih obveznosti,
• vodenje poslovne dokumentacije,
• izpolnjevanje obveznosti s področja varstva potrošnikov,
• sodelovanje z državnimi organi, kadar to določa zakon,
• izpolnjevanje drugih zakonskih obveznosti ponudnika.

V primerih, ko obdelavo osebnih podatkov zahteva zakon, posameznik takšne obdelave ne more preprečiti.

5.3 Zakoniti interesi upravljavca

V določenih primerih Zavod VIVUS osebne podatke obdeluje tudi na podlagi svojih zakonitih interesov, pri čemer vedno presodi, da takšni interesi ne prevladajo nad pravicami in svoboščinami posameznika.

Na tej pravni podlagi lahko upravljavec obdeluje osebne podatke predvsem za:

• zagotavljanje varnosti spletne strani in informacijskih sistemov,
• preprečevanje goljufij, zlorab in drugih protipravnih ravnanj,
• zaščito pravnih zahtevkov in uveljavljanje pravic ponudnika,
• izboljšanje kakovosti storitev,
• analizo delovanja spletne strani,
• zagotavljanje nemotenega delovanja spletne trgovine,
• notranje administrativne namene.

Pri vseh takšnih obdelavah Zavod VIVUS spoštuje načelo sorazmernosti ter obdeluje le podatke, ki so nujno potrebni za dosego zakonitega interesa.

5.4 Soglasje posameznika

Kadar zakon to zahteva, Zavod VIVUS osebne podatke obdeluje na podlagi predhodnega, prostovoljnega, izrecnega in informiranega soglasja posameznika.

Soglasje se lahko uporablja predvsem za:

• pošiljanje elektronskih novic,
• pošiljanje promocijskih ponudb,
• uporabo analitičnih piškotkov,
• uporabo marketinških piškotkov,
• druge primere, kjer zakon zahteva predhodno privolitev posameznika.

Posameznik lahko svoje soglasje kadarkoli prekliče. Preklic soglasja ne vpliva na zakonitost obdelave osebnih podatkov, izvedene pred njegovim preklicem.

5.5 Obdelava posebnih vrst osebnih podatkov

Zavod VIVUS v okviru poslovanja spletne trgovine praviloma ne zbira in ne obdeluje posebnih vrst osebnih podatkov (občutljivih osebnih podatkov), kot so podatki o zdravstvenem stanju, verskem ali političnem prepričanju, rasnem ali etničnem poreklu, biometrični podatki, genetski podatki ali podatki o spolnem življenju posameznika.

Če bi posameznik takšne podatke upravljavcu posredoval prostovoljno (na primer v okviru elektronske komunikacije ali reklamacijskega postopka), jih bo Zavod VIVUS obdeloval le v obsegu, ki je nujno potreben za obravnavo posamezne zadeve, oziroma jih bo brez nepotrebnega odlašanja izbrisal, če njihova obdelava ne bo potrebna.

5.6 Načela obdelave osebnih podatkov

Ne glede na pravno podlago Zavod VIVUS pri vsaki obdelavi osebnih podatkov dosledno spoštuje temeljna načela iz Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR), in sicer:

• zakonitost, poštenost in preglednost obdelave,
• omejitev namena obdelave,
• najmanjši obseg zbranih podatkov,
• točnost osebnih podatkov,
• omejitev obdobja hrambe,
• celovitost in zaupnost osebnih podatkov,
• odgovornost upravljavca za zagotavljanje skladnosti z zakonodajo.

6. Nameni obdelave osebnih podatkov

Zavod VIVUS osebne podatke obdeluje izključno za določene, izrecne in zakonite namene. Osebni podatki se ne obdelujejo na način, ki bi bil nezdružljiv z nameni, zaradi katerih so bili zbrani.

Obseg obdelave je vedno omejen na podatke, ki so potrebni za dosego posameznega namena.

Osebni podatki se lahko obdelujejo za naslednje namene:

6.1 Izvedba naročil in izpolnjevanje pogodbenih obveznosti

Glavni namen obdelave osebnih podatkov je omogočanje uspešne izvedbe naročil preko spletne trgovine.

To vključuje predvsem:

• sprejem in obdelavo naročila,
• pripravo izdelkov za odpremo,
• organizacijo dostave,
• komunikacijo s kupcem glede naročila,
• obveščanje o statusu naročila,
• izdajo računa,
• izvedbo vračil kupnine,
• zaključek pogodbenega razmerja.

6.2 Izvajanje dostave naročenih izdelkov

Za uspešno dostavo naročenih izdelkov se določeni osebni podatki posredujejo izbranemu pogodbenemu izvajalcu dostave.

V ta namen se obdelujejo predvsem:

• ime in priimek,
• naslov za dostavo,
• telefonska številka,
• elektronski naslov (če je potreben za obveščanje o dostavi).

Podatki se uporabljajo izključno za izvedbo dostave.

6.3 Izdaja računov in izpolnjevanje zakonskih obveznosti

Osebni podatki se obdelujejo zaradi:

• izdaje računov,
• vodenja poslovnih evidenc,
• računovodskega poslovanja,
• izpolnjevanja davčnih obveznosti,
• izpolnjevanja drugih zakonskih obveznosti.

6.4 Komunikacija s kupci in uporabniki

Osebni podatki se uporabljajo tudi za komunikacijo z uporabniki spletne strani oziroma kupci.

To vključuje:

• odgovore na vprašanja,
• pripravo ponudb,
• pomoč pri uporabi spletne trgovine,
• pomoč pri oddaji naročil,
• reševanje morebitnih težav,
• obveščanje o spremembah naročila.

6.5 Obravnava reklamacij, vračil in drugih zahtevkov

Osebni podatki se obdelujejo zaradi:

• obravnave reklamacij,
• uveljavljanja stvarnih napak oziroma drugih pravic potrošnika,
• vračil izdelkov,
• odstopov od pogodbe,
• reševanja sporov,
• izvajanja poprodajne podpore.

6.6 Izboljšanje delovanja spletne strani in uporabniške izkušnje

Z namenom izboljšanja kakovosti spletne strani lahko Zavod VIVUS analizira anonimne ali psevdonimizirane podatke o uporabi spletne strani.

Analize omogočajo:

• izboljšanje uporabniške izkušnje,
• odpravljanje tehničnih napak,
• optimizacijo delovanja spletne trgovine,
• razvoj novih funkcionalnosti,
• spremljanje obiskanosti spletne strani.

Kadar zakon to zahteva, se takšne analize izvajajo le na podlagi predhodnega soglasja uporabnika.

6.7 Zagotavljanje varnosti informacijskih sistemov

Za zagotavljanje varnega delovanja spletne strani in zaščito uporabnikov se lahko osebni podatki obdelujejo zaradi:

• preprečevanja zlorab,
• odkrivanja poskusov nepooblaščenega dostopa,
• zaščite informacijskih sistemov,
• zagotavljanja informacijske varnosti,
• preprečevanja spletnih goljufij,
• zagotavljanja neprekinjenega delovanja spletne strani.

6.8 Pošiljanje elektronskih novic in promocijskih vsebin

Če posameznik poda ustrezno soglasje, mu lahko Zavod VIVUS pošilja:

• informacije o novih izdelkih,
• obvestila o posebnih ponudbah,
• informacije o akcijah in popustih,
• predstavitve novih projektov,
• uporabne vsebine s področja družine, partnerstva in osebnega razvoja,
• druge informacije, povezane z dejavnostjo Zavoda VIVUS.

Posameznik lahko kadar koli brezplačno prekliče prejemanje elektronskih obvestil s klikom na povezavo za odjavo v prejetem sporočilu ali s pisno zahtevo upravljavcu.

6.9 Uveljavljanje in zaščita pravnih zahtevkov

V posameznih primerih se lahko osebni podatki obdelujejo tudi zaradi:

• uveljavljanja pravic upravljavca,
• obrambe pred pravnimi zahtevki,
• reševanja sodnih in izvensodnih sporov,
• sodelovanja z državnimi organi, kadar to določa zakon.

Takšna obdelava se izvaja le v obsegu, ki je nujno potreben za zaščito zakonitih interesov upravljavca ali za izpolnitev zakonskih obveznosti.

6.10 Omejitev namena obdelave

Zavod VIVUS osebnih podatkov ne uporablja za avtomatizirano sprejemanje odločitev ali profiliranje, ki bi imelo pravne ali podobno pomembne učinke za posameznika.

Osebni podatki se ne prodajajo, ne oddajajo v najem in se ne posredujejo tretjim osebam za njihove lastne trženjske namene.

Če bi Zavod VIVUS v prihodnje želel osebne podatke uporabljati za namen, ki ni združljiv z namenom, zaradi katerega so bili zbrani, bo posameznika o tem predhodno obvestil in po potrebi pridobil njegovo soglasje.

7. Posredovanje osebnih podatkov tretjim osebam

Zavod VIVUS osebne podatke posameznikov obdeluje zaupno in jih ne prodaja, ne oddaja v najem ter jih brez ustrezne pravne podlage ne posreduje tretjim osebam za njihove lastne trženjske ali druge komercialne namene.

Osebni podatki se posredujejo tretjim osebam le v primerih, ko je to potrebno za izvajanje pogodbenega razmerja, izpolnjevanje zakonskih obveznosti, zaščito zakonitih interesov upravljavca ali kadar posameznik za to poda svoje izrecno soglasje.

Pri vseh posredovanjih Zavod VIVUS zagotavlja, da se posredujejo le tisti osebni podatki, ki so nujno potrebni za dosego posameznega zakonitega namena.

7.1 Pogodbeni obdelovalci osebnih podatkov

Za izvajanje posameznih storitev lahko Zavod VIVUS sodeluje s pogodbenimi obdelovalci osebnih podatkov, ki osebne podatke obdelujejo izključno v imenu in po navodilih upravljavca ter le v obsegu, ki je potreben za izvedbo posamezne storitve.

Med pogodbenimi obdelovalci so lahko zlasti:

• ponudniki storitev spletnega gostovanja in vzdrževanja spletne strani,
• ponudniki informacijskih rešitev,
• ponudniki plačilnih storitev (npr. Stripe in PayPal),
• ponudniki dostavnih storitev (npr. GLS in Pošta Slovenije),
• računovodski servis,
• ponudniki elektronske pošte,
• ponudniki storitev pošiljanja elektronskih novic,
• ponudniki analitičnih in marketinških storitev, če uporabnik poda ustrezno soglasje.

Z vsemi pogodbenimi obdelovalci, kadar je to potrebno, upravljavec sklene ustrezne pogodbe o obdelavi osebnih podatkov v skladu z določbami 28. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR).

7.2 Posredovanje osebnih podatkov dostavnim službam

Za namen dostave naročenih izdelkov se izbranemu ponudniku dostave posredujejo le osebni podatki, ki so nujno potrebni za izvedbo dostave.

To praviloma vključuje:

• ime in priimek prejemnika,
• naslov za dostavo,
• telefonsko številko,
• elektronski naslov, kadar je potreben za obveščanje o dostavi.

Dostavni partner sme navedene podatke uporabljati izključno za namen izvedbe dostave naročenega blaga.

7.3 Posredovanje osebnih podatkov ponudnikom plačilnih storitev

Pri izvedbi spletnega plačila se posamezni osebni podatki posredujejo ponudniku izbrane plačilne storitve (npr. Stripe ali PayPal), kolikor je to potrebno za izvedbo plačilne transakcije.

Plačilni podatki se obdelujejo v skladu z varnostnimi standardi posameznega ponudnika plačilnih storitev.

Zavod VIVUS ne shranjuje številk plačilnih kartic, varnostnih kod (CVV/CVC) ali drugih občutljivih plačilnih podatkov.

7.4 Posredovanje zaradi izpolnjevanja zakonskih obveznosti

Zavod VIVUS lahko osebne podatke posreduje pristojnim državnim organom, sodiščem ali drugim javnim institucijam, kadar to zahtevajo veljavni predpisi Republike Slovenije ali Evropske unije oziroma kadar je takšno posredovanje potrebno zaradi:

• izpolnjevanja zakonskih obveznosti,
• preprečevanja ali preiskovanja kaznivih dejanj,
• zaščite pravic in zakonitih interesov upravljavca,
• izvrševanja odločb pristojnih organov.

V takšnih primerih se posredujejo le podatki, ki jih zahteva zakon ali pristojni organ.

7.5 Posredovanje na podlagi soglasja posameznika

Če zakon tako določa ali kadar za določeno obdelavo ni druge ustrezne pravne podlage, lahko Zavod VIVUS osebne podatke posreduje tretjim osebam le na podlagi predhodnega soglasja posameznika.

Posameznik lahko dano soglasje kadarkoli prekliče, pri čemer preklic ne vpliva na zakonitost obdelave osebnih podatkov, izvedene pred njegovim preklicem.

7.6 Varovanje osebnih podatkov pri posredovanju

Zavod VIVUS zagotavlja, da so vsi pogodbeni obdelovalci in drugi prejemniki osebnih podatkov dolžni zagotavljati ustrezno raven varovanja osebnih podatkov ter jih obdelovati v skladu z veljavno zakonodajo s področja varstva osebnih podatkov.

Upravljavec redno preverja, da pogodbeni partnerji izvajajo ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe za zaščito osebnih podatkov pred nepooblaščenim dostopom, izgubo, zlorabo ali drugo nedovoljeno obdelavo.

7.7 Neposredna prodaja osebnih podatkov

Zavod VIVUS osebnih podatkov uporabnikov nikoli ne prodaja, ne izmenjuje, ne oddaja v najem ali kako drugače ne omogoča njihove uporabe tretjim osebam za njihove lastne trženjske ali komercialne namene.

Vsako posredovanje osebnih podatkov temelji izključno na zakonski podlagi, pogodbenem razmerju ali izrecnem soglasju posameznika.

8. Prenos osebnih podatkov v tretje države in mednarodne organizacije

Zavod VIVUS si prizadeva, da se osebni podatki posameznikov praviloma obdelujejo in hranijo na območju držav članic Evropske unije (EU) oziroma Evropskega gospodarskega prostora (EGP), kjer velja enotna zakonodaja o varstvu osebnih podatkov (GDPR).

V določenih primerih lahko zaradi uporabe posameznih informacijskih rešitev ali storitev pride do prenosa osebnih podatkov v tretje države oziroma do dostopa do osebnih podatkov iz držav zunaj Evropskega gospodarskega prostora.

Takšni prenosi se izvajajo izključno v primerih in pod pogoji, ki jih dovoljuje Poglavje V Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR), pri čemer Zavod VIVUS zagotavlja ustrezno raven varstva osebnih podatkov.

8.1 Kdaj lahko pride do prenosa osebnih podatkov

Prenos osebnih podatkov v tretje države lahko nastane predvsem zaradi uporabe posameznih informacijskih rešitev oziroma storitev, ki jih Zavod VIVUS uporablja pri svojem poslovanju ali jih lahko uporablja v prihodnje za izboljšanje uporabniške izkušnje, varnosti in kakovosti storitev.

Takšne storitve lahko vključujejo zlasti:

• ponudnike spletnega gostovanja in vzdrževanja spletne strani,
• ponudnike elektronske pošte,
• ponudnike spletne analitike (npr. Google Analytics ali primerljive analitične storitve),
• ponudnike storitev za pošiljanje elektronskih novic in obvestil,
• ponudnike spletnega oglaševanja in ponovnega trženja (npr. Meta Pixel ali primerljive marketinške platforme),
• ponudnike plačilnih storitev (npr. Stripe, PayPal ali drugi primerljivi ponudniki),
• ponudnike storitev za preprečevanje spletnih zlorab in zagotavljanje informacijske varnosti,
• ponudnike storitev za podporo uporabnikom (npr. spletni klepet ali sistem za upravljanje zahtevkov),
• ponudnike storitev za upravljanje odnosov s strankami (CRM),
• ponudnike storitev shranjevanja podatkov v oblaku,
• druge ponudnike informacijskih rešitev, ki jih Zavod VIVUS uporablja ali jih lahko uvede za zakonito izvajanje svoje dejavnosti.

8.2 Zagotovitev ustrezne ravni varstva osebnih podatkov

Če pride do prenosa osebnih podatkov v tretjo državo, Zavod VIVUS zagotavlja, da se takšen prenos izvede le ob uporabi ustreznih zaščitnih ukrepov, določenih v veljavni zakonodaji.

Ti lahko vključujejo zlasti:

• sklep Evropske komisije o ustrezni ravni varstva osebnih podatkov,
• standardne pogodbene klavzule (Standard Contractual Clauses – SCC),
• zavezujoča poslovna pravila (Binding Corporate Rules – BCR),
• druge zaščitne ukrepe oziroma pravne mehanizme, ki jih dovoljuje Splošna uredba o varstvu podatkov (GDPR).

8.3 Uporaba mednarodnih ponudnikov storitev

Pri svojem poslovanju lahko Zavod VIVUS uporablja storitve domačih ali tujih ponudnikov informacijskih rešitev, katerih strežniki ali podporna infrastruktura se lahko nahajajo izven Evropskega gospodarskega prostora.

To lahko vključuje ponudnike storitev s področja:

• spletnega gostovanja,
• spletne analitike,
• elektronske pošte,
• pošiljanja elektronskih novic,
• spletnega oglaševanja,
• upravljanja odnosov s strankami (CRM),
• plačilnih sistemov,
• varnostnih rešitev,
• shranjevanja podatkov v oblaku,
• drugih informacijskih storitev.

Če pri uporabi takšnih storitev pride do prenosa osebnih podatkov izven Evropskega gospodarskega prostora, Zavod VIVUS zagotavlja, da se prenos izvaja le ob uporabi ustreznih zaščitnih ukrepov, določenih v GDPR.

8.4 Načelo najmanjšega obsega prenosa

Ne glede na državo prenosa Zavod VIVUS zagotavlja, da se posameznemu pogodbenemu partnerju posredujejo le tisti osebni podatki, ki so nujno potrebni za izvedbo posamezne storitve oziroma izpolnitev zakonitega namena obdelave.

Obseg posredovanih osebnih podatkov je vedno omejen na najmanjši možni obseg, pogodbeni partnerji pa lahko osebne podatke uporabljajo izključno za namen, zaradi katerega so jim bili posredovani.

8.5 Pravice posameznika

Posameznik lahko od Zavoda VIVUS kadarkoli zahteva informacije o tem:

• ali se njegovi osebni podatki prenašajo v tretje države,
• na kateri pravni podlagi se takšen prenos izvaja,
• kateri zaščitni ukrepi se uporabljajo za zagotavljanje ustrezne ravni varstva osebnih podatkov.

Zavod VIVUS bo posamezniku zahtevane informacije zagotovil v skladu z veljavno zakonodajo in v rokih, določenih s Splošno uredbo o varstvu podatkov (GDPR).

8.6 Spremljanje zakonodaje in varnostnih standardov

Področje mednarodnih prenosov osebnih podatkov se nenehno razvija, zato Zavod VIVUS redno spremlja spremembe zakonodaje, smernic Evropskega odbora za varstvo podatkov (EDPB), odločitev Evropske komisije ter druge pomembne pravne in varnostne standarde.

Po potrebi upravljavec prilagodi svoje postopke, pogodbena razmerja in uporabljene zaščitne ukrepe, da zagotovi skladnost z veljavno zakonodajo ter ustrezno raven varstva osebnih podatkov.

8.7 Spremembe ponudnikov storitev

Zaradi razvoja poslovanja, tehnološkega napredka ali sprememb poslovnih potreb lahko Zavod VIVUS posamezne ponudnike storitev zamenja ali uvede nove ponudnike, kadar je to potrebno za zagotavljanje kakovostnega, varnega in zakonitega izvajanja storitev.

V takšnih primerih bo Zavod VIVUS tudi v prihodnje zagotavljal, da bodo vsi ponudniki, ki v njegovem imenu obdelujejo osebne podatke, izpolnjevali zahteve veljavne zakonodaje s področja varstva osebnih podatkov ter zagotavljali ustrezno raven varstva osebnih podatkov.

9. Obdobje hrambe osebnih podatkov

Zavod VIVUS osebne podatke hrani le toliko časa, kolikor je potrebno za dosego namena, zaradi katerega so bili zbrani, oziroma toliko časa, kolikor to zahtevajo veljavni predpisi Republike Slovenije in Evropske unije.

Po poteku obdobja hrambe se osebni podatki izbrišejo, uničijo ali trajno anonimizirajo, razen kadar zakon določa drugače.

Obdobje hrambe je odvisno od vrste osebnih podatkov in namena njihove obdelave.

9.1 Podatki, povezani z izvedbo naročil

Osebni podatki, ki jih Zavod VIVUS obdeluje za namen izvedbe naročila, se hranijo toliko časa, kolikor je potrebno za izpolnitev pogodbenega razmerja med kupcem in upravljavcem, ter še toliko časa, kolikor je potrebno za uveljavljanje ali obrambo morebitnih pravnih zahtevkov oziroma izpolnjevanje zakonskih obveznosti.

9.2 Računovodska in davčna dokumentacija

Podatki, ki se nahajajo na računih in drugi računovodski dokumentaciji, se hranijo v rokih, določenih z veljavno davčno, računovodsko in drugo zakonodajo Republike Slovenije.

Obdobje hrambe praviloma znaša najmanj 10 let po poteku poslovnega leta, na katero se dokumentacija nanaša, oziroma dlje, če tako določa zakon.

9.3 Komunikacija z uporabniki

Elektronska sporočila, dopisi in druga komunikacija z uporabniki se hranijo toliko časa, kolikor je potrebno za obravnavo posamezne zadeve, reševanje morebitnih sporov ter zaščito zakonitih interesov Zavoda VIVUS.

Po prenehanju potrebe po hrambi se komunikacija izbriše oziroma anonimizira.

9.4 Reklamacije, vračila in uveljavljanje pravic kupcev

Osebni podatki, povezani z reklamacijami, vračili izdelkov, odstopom od pogodbe ali drugimi zahtevki kupcev, se hranijo toliko časa, kolikor je potrebno za zaključek posameznega postopka, izpolnjevanje zakonskih obveznosti ter morebitno uveljavljanje ali obrambo pravnih zahtevkov.

9.5 Elektronske novice in neposredno obveščanje

Osebni podatki, ki jih posameznik posreduje za namen prejemanja elektronskih novic ali drugih promocijskih obvestil, se hranijo do preklica soglasja oziroma do odjave od prejemanja elektronskih obvestil.

Po preklicu soglasja se osebni podatki brez nepotrebnega odlašanja izbrišejo, razen če obstaja druga zakonita podlaga za njihovo nadaljnjo obdelavo.

9.6 Piškotki in tehnični podatki

Podatki, zbrani s pomočjo piškotkov in podobnih tehnologij, se hranijo v skladu z zakonskimi roki ter nastavitvami posameznega piškotka.

Obdobje hrambe je odvisno od vrste piškotka in njegovega namena.

9.7 Podatki na podlagi zakonitega interesa

Če se osebni podatki obdelujejo na podlagi zakonitega interesa Zavoda VIVUS, se hranijo le toliko časa, dokler obstaja zakoniti interes za njihovo obdelavo oziroma do uspešno vloženega ugovora posameznika, kadar je tak ugovor dopusten.

9.8 Merila za določitev obdobja hrambe

Pri določanju obdobja hrambe osebnih podatkov Zavod VIVUS upošteva zlasti:

• namen obdelave osebnih podatkov,
• vrsto posameznih osebnih podatkov,
• zakonsko določene roke hrambe,
• zastaralne roke za uveljavljanje pravnih zahtevkov,
• pogodbene obveznosti,
• priporočila pristojnih nadzornih organov,
• načelo najmanjšega obsega hrambe osebnih podatkov.

9.9 Izbris in anonimizacija osebnih podatkov

Po poteku obdobja hrambe Zavod VIVUS zagotovi, da se osebni podatki:

• varno izbrišejo,
• trajno uničijo ali
• anonimizirajo tako, da posameznika ni več mogoče določiti ali določljivo povezati z obdelovanimi podatki.

Anonimizirani podatki se lahko uporabljajo izključno za statistične, analitične ali raziskovalne namene, pri čemer iz njih ni več mogoče ugotoviti identitete posameznika.

9.10 Redni pregled obdobij hrambe

Zavod VIVUS redno preverja, ali je hramba posameznih osebnih podatkov še potrebna za namen, zaradi katerega so bili zbrani.

Če ugotovi, da nadaljnja hramba ni več potrebna oziroma zanjo ne obstaja več ustrezna pravna podlaga, zagotovi njihov izbris, uničenje ali anonimizacijo v najkrajšem možnem času.

10. Pravice posameznika glede obdelave osebnih podatkov

Zavod VIVUS posameznikom zagotavlja vse pravice, ki jim pripadajo na podlagi Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR), Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2) ter druge veljavne zakonodaje.

Posameznik lahko svoje pravice uveljavlja kadarkoli, pri čemer Zavod VIVUS zagotavlja njihovo učinkovito, pregledno in pravočasno obravnavo.

Za uveljavljanje pravic lahko posameznik pošlje zahtevo na elektronski naslov upravljavca ali po pošti na njegov poslovni naslov.

10.1 Pravica do dostopa do osebnih podatkov

Posameznik ima pravico pridobiti potrditev, ali Zavod VIVUS obdeluje njegove osebne podatke.

Če se osebni podatki obdelujejo, ima posameznik pravico pridobiti informacije o:

• namenih obdelave,
• vrstah osebnih podatkov,
• uporabnikih oziroma kategorijah uporabnikov osebnih podatkov,
• obdobju hrambe osebnih podatkov,
• pravicah posameznika,
• viru osebnih podatkov, kadar ti niso bili pridobljeni neposredno od posameznika,
• morebitnem prenosu osebnih podatkov v tretje države,
• obstoju avtomatiziranega odločanja, kadar se izvaja.

Posameznik ima pravico pridobiti tudi kopijo osebnih podatkov, ki se nanašajo nanj.

10.2 Pravica do popravka

Če posameznik ugotovi, da so njegovi osebni podatki netočni, nepopolni ali zastareli, lahko kadarkoli zahteva njihov popravek oziroma dopolnitev.

Zavod VIVUS bo popravek izvedel brez nepotrebnega odlašanja.

10.3 Pravica do izbrisa ("pravica do pozabe")

Posameznik lahko zahteva izbris svojih osebnih podatkov, kadar:

• osebni podatki niso več potrebni za namen, zaradi katerega so bili zbrani,
• prekliče soglasje za obdelavo osebnih podatkov in ne obstaja druga pravna podlaga za obdelavo,
• uspešno ugovarja obdelavi,
• so bili osebni podatki obdelovani nezakonito,
• izbris zahteva veljavna zakonodaja.

Pravica do izbrisa ni absolutna. Zavod VIVUS lahko osebne podatke hrani tudi po vloženi zahtevi, kadar je to potrebno zaradi izpolnjevanja zakonskih obveznosti ali uveljavljanja oziroma obrambe pravnih zahtevkov.

10.4 Pravica do omejitve obdelave

Posameznik lahko zahteva omejitev obdelave osebnih podatkov, kadar:

• oporeka točnosti osebnih podatkov,
• meni, da je obdelava nezakonita,
• upravljavec podatkov ne potrebuje več, posameznik pa jih potrebuje zaradi uveljavljanja pravnih zahtevkov,
• je vložil ugovor zoper obdelavo in odločitev o ugovoru še ni sprejeta.

V času omejitve se osebni podatki praviloma le hranijo, njihova nadaljnja obdelava pa je dovoljena le v primerih, ki jih določa zakon.

10.5 Pravica do prenosljivosti podatkov

Kadar obdelava temelji na soglasju posameznika ali pogodbi ter se izvaja z avtomatiziranimi sredstvi, ima posameznik pravico zahtevati, da mu Zavod VIVUS njegove osebne podatke posreduje v strukturirani, splošno uporabljani in strojno berljivi obliki.

Če je to tehnično izvedljivo, lahko posameznik zahteva tudi neposreden prenos osebnih podatkov drugemu upravljavcu.

10.6 Pravica do ugovora

Posameznik lahko kadar koli ugovarja obdelavi osebnih podatkov, ki temelji na zakonitem interesu Zavoda VIVUS.

Če Zavod VIVUS ne izkaže nujnih zakonitih razlogov za nadaljnjo obdelavo, ki prevladajo nad interesi, pravicami ali svoboščinami posameznika, bo z obdelavo prenehal.

Če se osebni podatki uporabljajo za neposredno trženje, ima posameznik pravico kadarkoli ugovarjati takšni obdelavi. Po prejemu ugovora Zavod VIVUS osebnih podatkov za ta namen ne bo več uporabljal.

10.7 Pravica do preklica soglasja

Če obdelava osebnih podatkov temelji na soglasju posameznika, lahko posameznik soglasje kadarkoli prekliče.

Preklic soglasja ne vpliva na zakonitost obdelave osebnih podatkov, ki je bila izvedena pred njegovim preklicem.

10.8 Avtomatizirano odločanje in profiliranje

Zavod VIVUS praviloma ne sprejema odločitev, ki bi temeljile izključno na avtomatizirani obdelavi osebnih podatkov in bi imele pravne ali podobno pomembne učinke za posameznika.

Če bi se takšna obdelava v prihodnje izvajala, bo posameznik o tem predhodno ustrezno obveščen ter mu bodo zagotovljene vse pravice, ki jih določa GDPR.

10.9 Uveljavljanje pravic

Posameznik lahko zahtevo za uveljavljanje svojih pravic pošlje:

• po elektronski pošti na elektronski naslov upravljavca,
• po pošti na poslovni naslov Zavoda VIVUS.

Zaradi varovanja osebnih podatkov lahko Zavod VIVUS pred obravnavo zahteve preveri identiteto vlagatelja, kadar je to potrebno za preprečitev nepooblaščenega razkritja osebnih podatkov.

10.10 Rok za odgovor

Zavod VIVUS bo na zahtevo posameznika odgovoril brez nepotrebnega odlašanja, najpozneje pa v enem mesecu od prejema popolne zahteve.

Če je zahteva posebej obsežna ali zapletena, se lahko rok podaljša za največ dva dodatna meseca. O podaljšanju roka in razlogih zanj bo posameznik pravočasno obveščen.

Uveljavljanje pravic je praviloma brezplačno, razen v primerih, ko zakon dopušča zaračunavanje administrativnih stroškov zaradi očitno neutemeljenih ali pretiranih zahtev.

10.11 Pravica do vložitve pritožbe

Če posameznik meni, da Zavod VIVUS njegove osebne podatke obdeluje v nasprotju z veljavno zakonodajo, ima pravico vložiti pritožbo pri pristojnem nadzornem organu.

V Republiki Sloveniji je pristojni nadzorni organ:

Informacijski pooblaščenec Republike Slovenije
Dunajska cesta 22
1000 Ljubljana
Elektronska pošta: gp.ip@ip-rs.si
Spletna stran: https://www.ip-rs.si

Posameznik lahko pred vložitvijo pritožbe stopi v stik tudi z Zavodom VIVUS, ki si bo prizadeval morebitne nejasnosti ali spore rešiti hitro, strokovno in sporazumno.

11. Varnost osebnih podatkov

Zavod VIVUS se zaveda pomena varovanja osebnih podatkov in si prizadeva zagotavljati visoko raven njihove zaupnosti, celovitosti in razpoložljivosti. Zato izvaja ustrezne tehnične, organizacijske in administrativne ukrepe za zaščito osebnih podatkov pred nepooblaščenim dostopom, izgubo, uničenjem, spremembo, razkritjem ali drugo nezakonito obdelavo.

Pri izbiri in izvajanju varnostnih ukrepov Zavod VIVUS upošteva naravo, obseg, okoliščine in namen obdelave osebnih podatkov ter tveganja za pravice in svoboščine posameznikov.

11.1 Tehnični varnostni ukrepi

Za zaščito osebnih podatkov Zavod VIVUS uporablja ustrezne tehnične ukrepe, ki lahko vključujejo zlasti:

• uporabo varnih komunikacijskih povezav (SSL/TLS šifriranje),
• zaščito strežnikov in informacijskih sistemov,
• požarne zidove in druge varnostne mehanizme,
• protivirusno zaščito in zaščito pred zlonamerno programsko opremo,
• redno posodabljanje programske opreme in varnostnih popravkov,
• izdelavo varnostnih kopij podatkov,
• nadzor dostopa do informacijskih sistemov,
• beleženje pomembnih varnostnih dogodkov, kadar je to potrebno.

11.2 Organizacijski varnostni ukrepi

Poleg tehničnih ukrepov Zavod VIVUS izvaja tudi ustrezne organizacijske ukrepe, med drugim:

• omejevanje dostopa do osebnih podatkov le na osebe, ki jih potrebujejo za opravljanje svojega dela,
• zagotavljanje zaupnosti oseb, ki obdelujejo osebne podatke,
• skrbno izbiro pogodbenih obdelovalcev,
• redno preverjanje ustreznosti varnostnih postopkov,
• obravnavanje morebitnih varnostnih incidentov,
• izvajanje ukrepov za zmanjševanje tveganj pri obdelavi osebnih podatkov.

11.3 Varna obdelava plačil

Plačila v spletni trgovini se izvajajo preko zaupanja vrednih ponudnikov plačilnih storitev, ki uporabljajo sodobne varnostne standarde za zaščito plačilnih transakcij.

Zavod VIVUS ne shranjuje številk plačilnih kartic, varnostnih kod (CVV/CVC) ali drugih občutljivih podatkov o plačilnih karticah. Ti podatki se obdelujejo neposredno pri izbranem ponudniku plačilnih storitev v skladu z njegovimi varnostnimi standardi in veljavno zakonodajo.

11.4 Dostop do osebnih podatkov

Dostop do osebnih podatkov imajo le pooblaščene osebe oziroma pogodbeni obdelovalci, ki osebne podatke potrebujejo za izvajanje svojih nalog.

Vsaka oseba, ki obdeluje osebne podatke v imenu Zavoda VIVUS, je dolžna spoštovati zaupnost osebnih podatkov in jih obdelovati izključno v skladu z navodili upravljavca ter veljavno zakonodajo.

11.5 Ravnanje ob varnostnih incidentih

Če bi kljub sprejetim varnostnim ukrepom prišlo do kršitve varstva osebnih podatkov, bo Zavod VIVUS ravnal v skladu z določbami Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR) in druge veljavne zakonodaje.

Če bo to zahtevano z zakonodajo, bo upravljavec o kršitvi obvestil pristojni nadzorni organ ter prizadete posameznike, kadar bi kršitev lahko predstavljala veliko tveganje za njihove pravice in svoboščine.

11.6 Odgovornost uporabnikov

K varovanju osebnih podatkov lahko pomembno prispevajo tudi uporabniki sami.

Zavod VIVUS uporabnikom priporoča, da:

• skrbno varujejo svoje uporabniške podatke in gesla,
• uporabljajo dovolj močna in edinstvena gesla,
• svojih prijavnih podatkov ne posredujejo drugim osebam,
• uporabljajo posodobljene spletne brskalnike in protivirusno zaščito,
• po končani uporabi spletne trgovine zaprejo uporabniško sejo, kadar uporabljajo skupne ali javno dostopne naprave.

11.7 Stalno izboljševanje varnostnih ukrepov

Ker se informacijska tehnologija in varnostna tveganja nenehno razvijajo, Zavod VIVUS redno spremlja razvoj varnostnih standardov ter po potrebi posodablja svoje tehnične in organizacijske ukrepe za zagotavljanje ustrezne ravni varstva osebnih podatkov.

Pri tem si prizadeva zagotavljati raven varnosti, ki je sorazmerna naravi obdelovanih osebnih podatkov in tveganjem, povezanim z njihovo obdelavo.

12. Varstvo osebnih podatkov otrok

Zavod VIVUS posebno pozornost namenja varovanju zasebnosti in osebnih podatkov otrok, saj se zaveda njihove ranljivosti ter pomena odgovornega ravnanja z osebnimi podatki mladoletnih oseb.

Spletna trgovina in storitve Zavoda VIVUS so namenjene predvsem polnoletnim osebam oziroma osebam, ki so v skladu z veljavno zakonodajo sposobne samostojno sklepati pravne posle.

12.1 Namenjenost spletne trgovine

Izdelki in storitve Zavoda VIVUS niso namenjeni neposrednemu zbiranju osebnih podatkov otrok brez vednosti oziroma sodelovanja njihovih staršev ali zakonitih zastopnikov.

Pri oddaji naročila ali drugih postopkih, ki vključujejo posredovanje osebnih podatkov, se pričakuje, da podatke posreduje polnoletna oseba oziroma zakoniti zastopnik mladoletne osebe.

12.2 Nenamerno zbrani osebni podatki otrok

Če Zavod VIVUS ugotovi, da je pridobil osebne podatke otroka v nasprotju z veljavno zakonodajo oziroma brez ustrezne pravne podlage ali potrebnega soglasja zakonitega zastopnika, bo takšne osebne podatke brez nepotrebnega odlašanja izbrisal ali drugače ustrezno obravnaval v skladu z zakonodajo.

Če starš, zakoniti zastopnik ali druga oseba meni, da je otrok Zavodu VIVUS posredoval osebne podatke brez ustreznega soglasja, lahko o tem obvesti upravljavca, ki bo primer nemudoma preveril in po potrebi sprejel ustrezne ukrepe.

12.3 Odgovornost staršev in zakonitih zastopnikov

Staršem oziroma zakonitim zastopnikom priporočamo, da spremljajo uporabo spleta svojih otrok ter jih poučijo o varni uporabi interneta in odgovornem ravnanju z osebnimi podatki.

Zavod VIVUS spodbuja odgovorno uporabo digitalnih storitev ter si prizadeva zagotavljati varno spletno okolje za vse uporabnike.

12.4 Izobraževanje in ozaveščanje

Kot organizacija, ki spodbuja kakovostne medosebne odnose, komunikacijo in družinske vrednote, si Zavod VIVUS prizadeva tudi za ozaveščanje o pomenu varovanja zasebnosti in odgovorne uporabe osebnih podatkov v digitalnem okolju.

Pri razvoju svojih storitev in vsebin posebno pozornost namenja spoštovanju dostojanstva, zasebnosti ter najboljših koristi otrok.

12.5 Posebno varstvo osebnih podatkov otrok

Če bi Zavod VIVUS v prihodnje izvajal aktivnosti, ki bi bile posebej namenjene otrokom ali bi vključevale obdelavo njihovih osebnih podatkov, bo zagotovil, da se takšna obdelava izvaja v skladu z določbami GDPR, ZVOP-2 in drugo veljavno zakonodajo.

Po potrebi bo pred začetkom takšne obdelave pridobljeno tudi ustrezno soglasje staršev oziroma zakonitih zastopnikov, kadar to zahteva zakon.

12.6 Načelo največje koristi otroka

Pri vseh dejavnostih, ki bi lahko vključevale obdelavo osebnih podatkov otrok, Zavod VIVUS izhaja iz načela največje koristi otroka ter zagotavlja posebno skrbnost, preglednost in sorazmernost pri obdelavi njihovih osebnih podatkov.

13. Piškotki in podobne tehnologije

Zavod VIVUS pri delovanju svoje spletne strani uporablja piškotke in druge podobne tehnologije, ki omogočajo pravilno delovanje spletnega mesta, izboljšujejo uporabniško izkušnjo, zagotavljajo varnost ter omogočajo analizo uporabe spletne strani in izvajanje trženjskih aktivnosti, kadar je za to podano ustrezno soglasje uporabnika.

Piškotki so majhne besedilne datoteke, ki se ob obisku spletne strani shranijo na uporabnikovo napravo in omogočajo prepoznavanje naprave ob ponovnem obisku spletnega mesta.

13.1 Namen uporabe piškotkov

Piškotki se lahko uporabljajo za naslednje namene:

• zagotavljanje pravilnega delovanja spletne strani,
• zagotavljanje varnosti spletnega mesta,
• shranjevanje uporabniških nastavitev,
• izboljšanje uporabniške izkušnje,
• analizo obiska in uporabe spletne strani,
• merjenje učinkovitosti vsebin in oglaševanja,
• prilagajanje prikazanih vsebin interesom uporabnika,
• izvajanje statističnih analiz,
• izboljševanje delovanja spletne trgovine.

13.2 Vrste piškotkov

Na spletni strani se lahko uporabljajo naslednje vrste piškotkov:

a) Nujno potrebni piškotki

Ti piškotki omogočajo osnovno delovanje spletne strani in spletne trgovine.

Brez njih spletna stran ne more pravilno delovati, zato njihova uporaba ne zahteva predhodnega soglasja uporabnika.

b) Funkcionalni piškotki

Omogočajo shranjevanje uporabniških nastavitev ter izboljšujejo uporabniško izkušnjo pri ponovnih obiskih spletne strani.

Njihova uporaba je odvisna od veljavne zakonodaje in nastavitev sistema za upravljanje soglasij.

c) Analitični piškotki

Analitični piškotki omogočajo zbiranje statističnih podatkov o uporabi spletne strani, kot so:

• število obiskovalcev,
• najbolj obiskane strani,
• trajanje obiska,
• način uporabe spletne strani.

Podatki se uporabljajo izključno za izboljševanje delovanja spletnega mesta ter uporabniške izkušnje.

Za uporabo analitičnih piškotkov Zavod VIVUS pridobi predhodno soglasje uporabnika, kadar to zahteva zakon.

d) Marketinški piškotki

Marketinški piškotki omogočajo prikazovanje uporabniku bolj relevantnih vsebin in oglasov ter merjenje učinkovitosti oglaševalskih kampanj.

Takšni piškotki se uporabljajo izključno na podlagi predhodnega soglasja uporabnika.

13.3 Piškotki tretjih oseb

Spletna stran lahko uporablja tudi piškotke tretjih oseb, kadar Zavod VIVUS uporablja njihove storitve.

Takšni ponudniki so lahko na primer:

• ponudniki spletne analitike,
• ponudniki oglaševalskih storitev,
• ponudniki družbenih omrežij,
• ponudniki video vsebin,
• ponudniki storitev za izboljšanje delovanja spletne strani.

Vsak posamezni ponudnik osebne podatke obdeluje v skladu z lastnimi pogoji uporabe in politiko zasebnosti.

13.4 Upravljanje soglasja za uporabo piškotkov

Ob prvem obisku spletne strani se uporabniku prikaže obvestilo o uporabi piškotkov, preko katerega lahko:

• sprejme vse piškotke,
• zavrne vse nenujne piškotke,
• izbere posamezne kategorije piškotkov,
• kadarkoli spremeni svoje nastavitve.

Svoje soglasje lahko uporabnik kadarkoli spremeni ali prekliče preko nastavitev piškotkov na spletni strani.

Preklic soglasja ne vpliva na zakonitost uporabe piškotkov pred njegovim preklicem.

13.5 Upravljanje piškotkov v spletnem brskalniku

Večina spletnih brskalnikov omogoča uporabnikom upravljanje piškotkov, njihovo omejitev ali popoln izbris.

Uporabnik lahko nastavitve spremeni v svojem spletnem brskalniku, pri čemer mora upoštevati, da lahko onemogočanje nujno potrebnih piškotkov vpliva na pravilno delovanje spletne strani ali posameznih funkcionalnosti.

13.6 Posodobitve uporabe piškotkov

Ker se uporabljene tehnologije in storitve lahko sčasoma spreminjajo, lahko Zavod VIVUS občasno spremeni vrste uporabljenih piškotkov oziroma ponudnike storitev.

Vsaka pomembnejša sprememba bo ustrezno objavljena na spletni strani oziroma v Politiki piškotkov.

14. Spremembe Politike zasebnosti

Zavod VIVUS si pridržuje pravico, da to Politiko zasebnosti kadarkoli spremeni ali dopolni, kadar je to potrebno zaradi:

• sprememb veljavne zakonodaje,
• odločitev pristojnih nadzornih organov ali sodišč,
• sprememb pri načinu obdelave osebnih podatkov,
• uvedbe novih storitev, funkcionalnosti ali tehnologij,
• sprememb poslovanja Zavoda VIVUS,
• izboljšanja preglednosti in razumljivosti te Politike zasebnosti.

Vse spremembe bodo objavljene na uradni spletni strani Zavoda VIVUS in začnejo veljati z dnem njihove objave, razen če je pri posamezni spremembi določeno drugače.

Če bi spremembe bistveno vplivale na pravice posameznikov ali na način obdelave njihovih osebnih podatkov, bo Zavod VIVUS uporabnike o tem obvestil na primeren način, kadar to zahteva veljavna zakonodaja.

Zavod VIVUS uporabnikom priporoča, da občasno preverijo veljavno različico Politike zasebnosti, saj bodo na spletni strani vedno objavljene njene najnovejše različice.

Če posameznik po uveljavitvi sprememb nadaljuje z uporabo spletne strani ali storitev Zavoda VIVUS, se šteje, da je z novo različico Politike zasebnosti seznanjen, razen kadar zakon za posamezne obdelave zahteva ponovno soglasje uporabnika.

Za lažje spremljanje sprememb je na koncu tega dokumenta navedena tudi različica Politike zasebnosti ter datum začetka njene veljavnosti.

15. Kontaktni podatki glede varstva osebnih podatkov

Zavod VIVUS si prizadeva za odprto, pregledno in odgovorno komunikacijo glede varstva osebnih podatkov.

Če ima posameznik vprašanja v zvezi z obdelavo svojih osebnih podatkov, želi uveljavljati katero od svojih pravic ali potrebuje dodatna pojasnila glede te Politike zasebnosti, se lahko kadarkoli obrne na upravljavca.

15.1 Upravljavec osebnih podatkov

Zavod VIVUS

Naslov: Zavod VIVUS, zavod za vzgojo in izobraževanje, družinsko svetovanje in duhovni razvoj, Šmarje pri Jelšah

Matična številka: 9859047000

Davčna številka: 87518627

Elektronski naslov: zavodvivus@gmail.com

Telefon: 00386 51 342 900

Spletna stran: www.vivus-shop.si

15.2 Uveljavljanje pravic posameznika

Posameznik lahko na zgoraj navedene kontaktne podatke pošlje zahtevo za:

• dostop do svojih osebnih podatkov,
• popravek netočnih ali nepopolnih osebnih podatkov,
• izbris osebnih podatkov, kadar so za to izpolnjeni zakonski pogoji,
• omejitev obdelave osebnih podatkov,
• prenos osebnih podatkov,
• ugovor obdelavi osebnih podatkov,
• preklic predhodno podanega soglasja,
• pridobitev dodatnih informacij o obdelavi osebnih podatkov.

Za hitrejšo obravnavo priporočamo, da posameznik v svoji zahtevi čim bolj natančno opiše svojo zahtevo ter navede podatke, ki omogočajo njegovo identifikacijo.

15.3 Obravnava zahtev

Zavod VIVUS bo vse prejete zahteve obravnaval zaupno, strokovno in v skladu z določbami Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR), Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2) ter druge veljavne zakonodaje.

Na zahteve posameznikov bo odgovoril brez nepotrebnega odlašanja, najpozneje pa v roku enega meseca od prejema popolne zahteve, razen če zakon določa drugače.

Če bo zaradi obsežnosti ali zapletenosti zahteve potreben daljši čas za njeno obravnavo, bo posameznik o podaljšanju roka in razlogih zanj pravočasno obveščen.

15.4 Identifikacija vlagatelja

Zaradi zaščite osebnih podatkov lahko Zavod VIVUS pred obravnavo posamezne zahteve zahteva dodatne informacije ali dokazila za preverjanje identitete vlagatelja, kadar je to potrebno za preprečitev nepooblaščenega dostopa do osebnih podatkov.

Takšno preverjanje se izvede le v obsegu, ki je nujno potreben za zanesljivo ugotovitev identitete posameznika.

15.5 Sodelovanje z nadzornim organom

Če posameznik meni, da Zavod VIVUS njegovih osebnih podatkov ne obdeluje v skladu z veljavno zakonodajo, ima pravico vložiti pritožbo pri pristojnem nadzornem organu.

To ne vpliva na pravico posameznika, da se predhodno obrne na Zavod VIVUS, ki si bo prizadeval morebitne nejasnosti ali spore rešiti hitro, strokovno in sporazumno.

16. Končne določbe

Ta Politika zasebnosti ureja način zbiranja, obdelave, uporabe, hrambe in varovanja osebnih podatkov uporabnikov spletne strani in spletne trgovine Zavoda VIVUS.

Za vprašanja, ki niso posebej urejena s to Politiko zasebnosti, se uporabljajo določbe Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR), Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2), Zakona o varstvu potrošnikov (ZVPot-1) ter druga veljavna zakonodaja Republike Slovenije in Evropske unije.

Če bi se posamezna določba te Politike zasebnosti izkazala za neveljavno, nezakonito ali neizvršljivo, to ne vpliva na veljavnost ostalih določb, ki ostanejo v veljavi v največjem možnem obsegu, kot ga dopušča zakonodaja.

Ta Politika zasebnosti je javno objavljena na spletni strani Zavoda VIVUS in je uporabnikom vedno dostopna v veljavni različici.

Podatki o dokumentu

Upravljavec:
Zavod VIVUS

Naziv dokumenta:
Politika zasebnosti

Različica dokumenta:
1.0

Datum sprejema:
18. 7. 2026

Datum začetka veljavnosti:
18. 7. 2026

Zadnja posodobitev:
18. 7. 2026